在ISO9000標準中,管理評審是個重要概念,在確保質(zhì)量方針、目標和質(zhì)量管理體系的持續(xù)適宜、有效充分方面有著重要作用。
對于認證企業(yè)而言,管理評審是一項必須開展卻難以出效果的活動,我公司自2003年獲得ISO9000質(zhì)量體系認證以來,每年都要進行內(nèi)審-管理評審,以達到持續(xù)改進的目的。但管理評審的形式、內(nèi)容和效果均不太理想,下面談一談我們的看法。
1、我公司管理評審以前采取的形式
在評審之前由總經(jīng)辦下發(fā)“管理評審計劃”,要求各職能部門提供各過程存在的問題及質(zhì)量管理的建議,召開“管理評審會議”,由最高管理者對各部門所提出的問題進行決策,責令相關(guān)部門限期整改,最后由管理者代表匯總整理下發(fā)“管理評審報告”及“管理評審項目整改通知單”,要求限期整改,并由總經(jīng)辦跟蹤驗證,形成整改措施完成報告,作為下一次管理評審的輸入材料之一,整個管理評審結(jié)束。
這種以會議形式召開的管理評審弊多利少, 主要表現(xiàn)在以下方面。
1)形式化:
由于企業(yè)的最高管理者大多抓生 產(chǎn)經(jīng)營和管理,對企業(yè)質(zhì)量管理現(xiàn)狀、存在問題和薄弱環(huán)節(jié)十分了解,會回避一些深層的問題;
另外日常工作中也在不斷解決這些問題,因此“管理評審會議”就變成了走形式的一種會議,該解決的已經(jīng)解決,不能馬上解決的即便召開“管理評審會議”也解決不了。
2)缺乏時效性:
質(zhì)量管理體系是在特定的內(nèi)外部環(huán)境下建立的,而組織的內(nèi)外部環(huán)境總是在不斷變化,例如組織機構(gòu)、人員變動、新配方試驗、新技術(shù)的引進等內(nèi)部環(huán)境的變化,市場,顧客,法律法規(guī),標準等外部環(huán)境的變化等,所有這些變化都是隨時隨地發(fā)生的。
因此,在固定時間內(nèi)依靠一次管理評審會議,無法及時對以上那些重大變化作出相應(yīng)的調(diào)整,對確保質(zhì)量管理體系的適宜性做出的決策缺乏時效性。
3)缺乏有效性:
由于公司管理評審變成走形式的一種活動,做出的決策和調(diào)整又缺乏時效性,
那么這種形式開展的管理評審自然就缺乏有效性,時間長了,大家對管理評審失去積極性, 一定程度上影響了質(zhì)量管理體系的運行效果。
對管理評審,ISO9001:2000版標準中并沒有規(guī)定固定的形式,各個企業(yè)可以根據(jù)自己的特點,采取符合企業(yè)特色的管理評審形式。
就我公司而言,可以采取“管理評審”與“質(zhì)量分析會”相結(jié)合的形式來開展管理評審。我公司每周三召開“質(zhì)量分析會”,由總經(jīng)辦主任主持會議,最高管理者,各職能科室及生產(chǎn)部門一把手參加,主要圍繞本周生產(chǎn)經(jīng)營中存在的問題或隱患,制定相應(yīng)的措施,責成相關(guān)部門或相關(guān)責任人實施整改,并在下次“質(zhì)量分析會”上反饋完成情況,形成質(zhì)量分析會議記錄,并由總經(jīng)辦整理下發(fā)會議紀要。
此“質(zhì)量分析會”的形式,其內(nèi)容、目的和程序方面,雖然與質(zhì)量評審存在一定差別,但由最高管理者針對質(zhì)量管理、生產(chǎn)經(jīng)營過程中存在的重大問題進行評審,制定措施,及時實施整改的根本目的和形式是一致的,完全可以將兩者結(jié)合在一起,只需在內(nèi)容和范圍方面做一些必要的調(diào)整即可。
2、我公司管理評審目前采取的形式
1)在“管理評審控制程序”規(guī)定的時間間隔內(nèi),通過“臨時會議通知”的形式告知會議內(nèi)容、要求等,要求各部門做好準備。
2)各部門將收集到的各種信息及存在問題反饋到會議上,如:顧客滿意度調(diào)查情況、顧客投訴、售后反饋等,由最高管理者針對存在的問題做出決策,制定糾正或預(yù)防措施,并責成相關(guān)部門限期整改。
3)相關(guān)部門在下次“質(zhì)量分析會”時匯報整改 措施完成情況。未完成或不能完成的由最高管理者做進一步?jīng)Q策,直至措施完成為一個PDCA循環(huán)。由總經(jīng)辦做好記錄并完整保存,在年末或外審之前由總經(jīng)辦總結(jié)重大決策及整改措施完成情況,并形成管理評審報告。
3、目前采取的管理評審形式具有以下優(yōu)點
1)管理評審與生產(chǎn)經(jīng)營緊密結(jié)合,可操作性 強,盡可能避免了走形式的現(xiàn)象。
2)將管理評審的輸入內(nèi)容分散到多個會議 上,各部門可以隨時隨地將各種變化情況提交管 理評審,所做出的決策或采取的措施針對性較強,時效性較好。
3)由于每次評審所做出的決策都能按照PDCA循環(huán)的要求進行,有計劃、有檢查,管理評 審的效果較好。
4)由于各部門提出的問題,在會上都能得到 決策,并能及時解決,充分調(diào)動了各部門參加質(zhì)量 管理的積極性,促進了質(zhì)量管理體系的有效運行, 提高企業(yè)整體質(zhì)量管理水平。
5)由于整個管理評審過程是一個不斷發(fā)現(xiàn)問 題不斷解決問題的自我改進過程,符合2000版IS09000族標準“持續(xù)改進”的原則要求。
6)從由下而上的被動評審變?yōu)橛缮隙碌闹?動評審,真正發(fā)揮了領(lǐng)導(dǎo)的作用,是2000版ISO9000族標準“領(lǐng)導(dǎo)作用”原則的重要體現(xiàn)。
我公司近兩年來的實踐證明,這種形式的管理評審能及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量管理體系改進的機會和變更的需求,能確保質(zhì)量管理體系持續(xù)的適宜性、充分性和有效性。但也不是十全十美,我們將在以 后的工作中不斷探索和完善,不斷提高管理評審的有效性。