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大部分從事質量管理的工作人員，進入公司后參加的第一個外部培訓，就是內審員的培訓。
不過，對于沒有從事過質量管理工作的同學來說，一般為期4－5天的內審員培訓，內容太多，有點摸不著頭腦。
今天，我們主要簡單介紹一下內審工作流程、原則、基本思想，明白這項工作到底是干的，如何開展的。至于內審的一些關鍵技巧、審核要點，還需要同學們在實際工作中，結合各自單位的實際情況去慢慢提升審核經驗。
內部審核一般工作流程包括準備、審核通知、編制提問單、首次會實施審核、末次會、內審報告、整改和驗證等環(huán)節(jié)。
下面，我就給大家依次介紹各環(huán)節(jié)的主要工作內容及要點。
一、內部審核的準備
內部審核的第一步是準備工作，主要包括年初制定內審方案、確定內審組、挑選內審員、明確內審工作安排、編制提問單等。
公司一般會在年初制定內審方案，明確本年度對公司各部門（甚至延伸到公司的供應商）開展內部審核工作的計劃。
內審方案的主要內容一般包括內審目的、審核范圍、內審時間（大概時間段，不用具體到哪天）、審核依據等。
內審方案就是一個關于本年度內部審核如何開展的年度工作計劃。
內部審核方案經過公司領導批準發(fā)布后，就可以按方案執(zhí)行了，等到方案規(guī)定的時問，就該開始內部審核的實際準備工作了。
二、內審組的成立
一般，由公司分管質量的領導或則管理者代表任命內審組長，授權其成立內審組，由內審組長負責制定內部審核的具體實施計劃、挑選內審成員并組織實施內部審核等工作。
內審組長在挑選內審員的時候，一是要考慮到經過質量管理及內部審核的培訓，具備內審員資格；（此處講的內審員資格，并不是到培訓機構取證即可，從事內審員工作，必須由法人授權才算是真正有資格）。
二是，內審員應在內審工作中能保持獨立性和客觀性，也就是說不能審核自已的工作，條件允許的情況下，內審員應不能審核自己所在部門的工作內審員挑選完畢，整個內審組就算完全成立了。
內審組長應按照年度內審方案的工作安排，制定詳細的本次內部審核的具體工作計劃。主要內容應該包括審核目的和范圍、審核依據、審核組成員、審核日期及日程安排，主要審核內容等。
有的單位也將其稱之為審核通知，不管叫內審計劃，還是內審通知，這份文件對本次內部審核工作的開展做出了詳細的安排，該文件應發(fā)至將接受審核的每一個部門，以便受檢部門了解情況，便于做好迎接審核的準備通知發(fā)出去了，準備工作的最后一項就是提問單的編制了。
三、提問單的編制
有的公司也稱為審核檢查表，叫法雖然不一致，但功能是一樣的。提問單的根本目的是確保審核工作有的放矢，檢查內容有針對性，且發(fā)現(xiàn)的問題也能被正確記錄，可追溯。
提問單一般是由內審員根據內審組長的分工，各自編制審核范國內的內容，提問單一般是以表格的形式出現(xiàn)的主要內容包括受檢部門、審核內容、依據、審核結果等，內審員將在審核過程中記錄審核結果。
提問單的作用，一是明確審核內容，指導內審工作的實施；二是用于記錄審核結果，提問單經內審組長簽字認后，即可生效。
四、首次會
內審組按內審計劃（或通知）的時間召開首次會，首次會標志著內審工作的正式開始。
一般首次會由內審組長主持，公司領導，受審核部門的負責人、審核員參加本次會議。
會議的主要內容包括：內審組長介紹審核目的與范圍、明確審核的方法和流程，要求各部門配合的事情、明確末次會開會時間等等。
當然，內審組長按理會請公司領導講話的，公司領導講話一般也就強調一下質量對公司的重要性，是公司的生命線等，然后強調一下內部審核工作的意義，表示會全力支持內部審核工作。
同時，領導要各部門負責任人積板配合，以開放的心態(tài)迎接內部審核，發(fā)現(xiàn)問題并不可怕，可怕的是掩蓋問題，影啊公司產品的質量和顧客滿意度，拖公司的后腿等等。領導講話當然要高屋建瓴。
總之，首次會一般不會很長，基本上是一個節(jié)點，一個表示正式進入狀態(tài)的節(jié)點。
五、內部審核的實施
首次會結東后，各內審員就按照計劃分工，前往各個部門正式干活了。
內部員開展審核工作的基本思路是，核查、驗證質量管理體系文件是否得到有效落實，公司各崗位是否嚴格執(zhí)行相關體系文件，并按要求產生相應記錄。
簡單一句話，這活該這樣干，程序寫的清清楚楚，你是不是這樣干的？如果是得話，請拿出相應的記錄來，如果沒有，對不起，我得給你記上一筆。
內審員審核的方式基本就是談話、查閱文件和記錄、現(xiàn)場觀察和提問對話等。
至于具體的檢查內容，我在這里就不ー一詳述了一般質量認證機構的內審員培訓是講4－5天，咱們不可能幾分鐘就說的清清楚楚。
內部審核的具體內容，基本是“核實”。各個公司實際情況不一樣。所以，我只打算講原則，講最基本的東西，只要掌握了這個套路，操作起來并不是一點都不難。
前面說到，如果受檢部門能拿出相關證據，就說明公司在這個方面的質量管理要求是得到了貫徹和落實。
如果審核過程中發(fā)現(xiàn)了問題，內審員應原原本本地把客觀證據記錄下來，包括情況描述，違反了哪一條管理程序要求等。
發(fā)現(xiàn)的問題一般有輕有重。如果確實問題不小，應根據公司不符合項
管理的要求，將其確認為不符合項，開具不符合項報告。
關于不符合項的分類，內審員應按照公司不符合項管理程序執(zhí)行。各公司根據產品、服務的類型不一樣，定義和分類都有差別，以各自公司管理程序的規(guī)定為準。
內審員在填寫不符合項報告過程中，應準備填寫各項內容，不符合或不合格的事實一定要描述清楚。同時，還有一個重要的問題，不符合項報告應經過受檢查人簽字認可。
當然，如果沒有發(fā)現(xiàn)什么的問題，內審員就將問題記錄在提問單上，對于發(fā)現(xiàn)的問題，同樣要與受檢人溝通，當面核實，由其簽字，表示認可發(fā)現(xiàn)的問題屬實。
對于檢查中有其他問題需要溝通、協(xié)商的，審核員就只能找內審組長了，畢竟，在內部審核這個工作中，組長就是領導。
六、末次會，提糾正要求
各個審核員在按照分工完成內部審核工作中，應整理各自檢查所發(fā)現(xiàn)的問題，交由內審組長匯總。再按日程安排召開末次會。
末次會參會的人員跟首次會差不多，但有的公司為了讓自己的員工清楚檢查發(fā)現(xiàn)的問題，或則利用該機會教育員工等其他想法，也讓一些主管班組長等員工參與。
不管怎么說，這個沒有一定的說法，要是公司規(guī)模不大，會議室又夠大的話，全員參與又何妨？
不過，公司領導，特別是法人代表或則管理者代表是一定要參加的。
因為他們才是一個公司真正的、最重要的質量負責任人。所以他們一定要清楚，公司的質量管理體系到底運轉得如何？內部審核的結果才是他們關心的事情。
在末次會上，一般內審組組長會重申一下本次內審的目的和范圍，經過一定鋪墊，內審組長會介細本次內申工作的開展情況，重點是對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行通報，以便公司領導、各部門負責人清楚地知道，公司到底哪些地方存在管理程序執(zhí)行不嚴格、責任落實不到位等問題。
介紹完以上問題，公司各部門的負責人當然也要發(fā)言表態(tài)，檢查出問題的部門會說立即整改，完善管理等，沒發(fā)現(xiàn)問題的部門會說進一步努力，持續(xù)提高等。
最后公司領導發(fā)言，對本次內審工作做總結，對各部門提要求，標志著末次會的結束。
七、內審報告及后續(xù)工作
末次會結束后，內審組長應根據內部審核工作的實施，發(fā)現(xiàn)的問題等，盡快編制書面的內部審核報告，經管理者代表批準，下發(fā)至各個部門。
內部審核報告的形式各公司不一樣，但一般包括審核目的、范圍和依據，審核計劃完成情況、檢查所發(fā)現(xiàn)的問題及不符合項匯總分析、體系運行結果的總體評價、審核報告分發(fā)范國等。
內審報告是正式文件，是對內審全過程的一個書面總結。內審報告的發(fā)布，并不意味著內部審核工作的結東。
在內部審核過程中，內審員開具了不符合項報告，以及一些達不到不符合項報告的問題，各部門都應該針對問題，進行原因分析制定整改措施（或稱糾正實施計劃）。
一般來說，各部門的糾正實施計劃應報管理者代表批準，在批準后開始實施糾正。
內審員應跟蹤檢査所發(fā)現(xiàn)的問題，各部門實施糾正期間，內審員對糾正措施及成效進行驗證。驗證的內容包括是否按糾正實施計劃進行糾正的效果如何等。
糾正完成后，內審員作為驗證人員在不符合項報告上簽字，問題才算真正關閉。至此，本年度的內部審核工作才算真正的完成。
八、內部審核的幾個特點
其實，公司的內部審核是自我發(fā)現(xiàn)、自我診斷、自我改進、自我要求，完全是公司為了持續(xù)提高而發(fā)起的一項活動。
當然，這也是標準規(guī)定的必須動作。內部審核不是走過場，要是光走過程，對公司質量管理沒有促進作用，也沒有任何意義。
而且，一般公司規(guī)模不是很大的話，內部審核工作可以一次性集中開展，只要按標準和程序要求不超過12個月就可以。
但有的公司規(guī)模較大的，生產過程或提供服務過程特別多、過程復雜的，是可以將對各個部門的審核工作分開安排的，比如說4月份審核幾個都門，5月審核幾個部門，只要全年能覆蓋全公司所有部門就可以了。
在這里探討兩個存在一定爭議的問題。先說明，沒有準確的答案，只是介紹我的看法和經驗，各位請根據自已公司情況自已判斷。
第一個問題是要不要對質量部門開展內部審核工作？
很多人會覺得為什么不開展？只要在其他部門培養(yǎng)幾個內審員，然后讓他們去查質量部門就可以了。
這種說法本來也沒有錯，但是請各位考慮一下實際情況，一般法人或則管理者代表會任命誰為內審組長？當然是質量管理部門的負責人或則其他在質量管理方面有一定資歷的人了。
這個人出自質量管理部門絕對是大概率事件，如果內審組長是質量部門負責人，其他部門的內審員在編制提問單、檢查發(fā)現(xiàn)問題時，都要經過內審組長答字，那如何確保內審組長不私呢？
我見過一些特珠的行業(yè)，比如核工業(yè)，它的內部審核（行業(yè)內稱質保監(jiān)查）是不覆查到質量管理部門的。
我當初問，為什么呢？人家說，質量管理部門本來就是替法人代表監(jiān)視、驗證整個質量管理體系是否有效運行的眼晴，你查我什么？我說查你們質量管理部門是否有效履職��？
最終，雖然我沒有說服他們，但人家告訴我，他們行業(yè)就是這樣。后來，我仔細思考過，其實人家這個行業(yè)也是有一定通理的。人家行業(yè)的質量管理規(guī)定是以國家部門規(guī)章的形式制定的，發(fā)布之前怎么可能沒考慮到這些？
順著這個思路，我們在考慮一個問題？也許通過這個問題，那就可以理解上面核工業(yè)的質量管理的做法了。
法人代表需要接受內審嗎？
你也可以質疑法人代表、管理者代表的是否正確履職，質量管理手冊把法人代表、管理者代表的職責寫的清清楚楚，還一大堆，但你能按著這些職責一條條對著老總捋，讓他拿出相關證據嗎？
整個公司的資源都是法人代表提供的，公司的戰(zhàn)略發(fā)展和質量方針都是法人制定的，質量管理部門都是老總請來督促各部門落實他的質量管理要求，你現(xiàn)在拿整個要求去查他？
是，你可以說，天子犯法與庶民同罪之列的話，你說老總也要遵守規(guī)則，否則你可以先修改規(guī)則。這話到不假，但你確定真的能這樣做嗎？
何況，公司的人力資源、體系建設都是在老總的授意下建立起來的，就連內部審核整個工作都是老總要求內審組這幫人去替他做的，你憑什么查入家？邏輯上不能有問題。
好了，討論的觀點也說完了，關于內部審核，基本的工作流程和主要工作就這些。至于審核的技巧、應該重點關注的內容等，這個需要在實際工作中積累經驗，是沒辦法幾句話說得清楚地。
