在質(zhì)量管理的實(shí)踐過程中,供應(yīng)商(供方)作為企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)的輸入,對產(chǎn)品和服務(wù)的輸出質(zhì)量影響舉足輕重。
供應(yīng)商管理是企業(yè)經(jīng)營過程中質(zhì)量管理的一個(gè)重點(diǎn),如何管理才能滿足質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的要求,質(zhì)量管理八項(xiàng)原則中的“與供方互利的關(guān)系”給供應(yīng)商管理指明了方向;
如何管理才能保證產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量,建立合格供方名錄,適時(shí)開展二方審核是一個(gè)行之有效的辦法。
1、供應(yīng)商管理的原則
質(zhì)量管理的八項(xiàng)原則中的“與供方互利的關(guān)系”是供應(yīng)商管理的基本原則。因?yàn)槠髽I(yè)與供應(yīng)商是相互依存、互利互惠的關(guān)系,換位思考,企業(yè)也是供應(yīng)商。要想滿足顧客要求并不斷增強(qiáng)顧客滿意,必須與供應(yīng)商在互利互惠的基礎(chǔ)上增強(qiáng)雙方共同創(chuàng)造價(jià)值的能力。
誠然,在提供產(chǎn)品和服務(wù)時(shí),價(jià)格和質(zhì)量是考慮最多的因素,不能只追求價(jià)格的不斷下降,當(dāng)某個(gè)產(chǎn)品(也可以稱為元器件、部品、物料)價(jià)格降到一定程度,無利可圖的時(shí)候還要供貨,質(zhì)量可能就會(huì)打折扣了。
2、供應(yīng)商的開發(fā)
導(dǎo)入質(zhì)量管理體系的企業(yè),供應(yīng)商管理均有合格供方名錄對采購進(jìn)行控制。當(dāng)出現(xiàn)以下五種情況時(shí),就需要進(jìn)行供應(yīng)商開發(fā),引入新的供應(yīng)商。
。1)現(xiàn)有合格供應(yīng)商不能滿足采購需求(質(zhì)量、交期、配合度、價(jià)格);
。2)現(xiàn)有合格供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量事故;
。3)現(xiàn)有合格供應(yīng)商無法滿足新產(chǎn)品開發(fā)需求;
。4)企業(yè)調(diào)整采購政策;
。5)顧客指定的供應(yīng)商。
新供應(yīng)商的引入要經(jīng)過供應(yīng)商調(diào)查、樣品確認(rèn)、小批量試用、中/大批量使用、綜合評價(jià)才能進(jìn)入合格供方名錄。
一般情況下,對于供應(yīng)商的調(diào)查,采購應(yīng)組織品質(zhì)、技術(shù)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察,并將考察信息記錄在“供應(yīng)商調(diào)查表”,其目的是盡可能地選擇原廠,穩(wěn)定而保證質(zhì)量。對于其產(chǎn)品占市場主導(dǎo)地位、其產(chǎn)品為市場上獨(dú)一無二之生產(chǎn)商或暫時(shí)還未找到第二家供應(yīng)商、為同行業(yè)知名品牌供貨的供應(yīng)商、國外知名品牌的一級或二級代理商的情況下,可免除實(shí)地考察。
調(diào)查符合要求的供應(yīng)商可進(jìn)入送樣階段,對送樣樣品進(jìn)行檢驗(yàn)和確認(rèn),包括了外觀全尺寸測量、電氣性能測試、裝機(jī)外觀和性能確認(rèn),依據(jù)為供應(yīng)商的產(chǎn)品規(guī)格書或者雙方達(dá)成的特殊要求。有些企業(yè)在供應(yīng)商引入時(shí)不太重視送樣階段的檢驗(yàn)和驗(yàn)證,可能會(huì)導(dǎo)致后續(xù)批量供貨出現(xiàn)一些問題。
樣品合格后,啟動(dòng)外購器材質(zhì)量認(rèn)定的相關(guān)程序,進(jìn)行小批量試用、中/大批量使用的試流,填寫試產(chǎn)報(bào)告,做出生產(chǎn)性評價(jià)。
收集整理整個(gè)引入過程的資料,由采購組織品質(zhì)、技術(shù)進(jìn)行綜合評審,填報(bào)“供應(yīng)商評審表”,經(jīng)批準(zhǔn)后列入合格供方管理。
3、供應(yīng)商的控制
質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)采購條款明確描述了對于供應(yīng)商的控制要求,它包括了采購過程、采購信息、采購產(chǎn)品的驗(yàn)證三個(gè)子條款。分述如下:
采購過程描述了引入供應(yīng)商及供應(yīng)商能力評價(jià),按合格供方名錄管理;
采購信息描述了采購的來源是設(shè)計(jì)和開發(fā)輸出的外購器材清單,采購經(jīng)營合同以引入的合格供應(yīng)商需要簽訂技術(shù)質(zhì)量協(xié)議書(或合同)(內(nèi)含確認(rèn)的產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格書附件)作為必要附件,約束供應(yīng)商的供貨技術(shù)、質(zhì)量要求,保護(hù)企業(yè)利益。
采購產(chǎn)品的驗(yàn)證描述了對供應(yīng)商產(chǎn)品的入廠檢驗(yàn),約束企業(yè)的驗(yàn)收準(zhǔn)則,保護(hù)供應(yīng)商合法權(quán)益。
4、合格供方的管理
在質(zhì)量管理體系審核過程中,合格供方名錄是必查項(xiàng),要特別注意的是供應(yīng)商雖已列入合格供方名錄,但同一供應(yīng)商新增加提供產(chǎn)品類別、型號、規(guī)格應(yīng)以新引入供應(yīng)商對待。
合格供方名錄實(shí)施動(dòng)態(tài)管理。以品質(zhì)管理部門組織入廠檢驗(yàn)、采購、生產(chǎn)對供應(yīng)商定期量化考評,考評期可以是季度、半年、一年對考評得分靠后的供應(yīng)商,分類進(jìn)行管理,或取消合格供方資格,直接從合格供方名錄中刪除;或由入廠檢驗(yàn)發(fā)出整改通知的警告,要求供應(yīng)商制定糾正/預(yù)防措施,并書面回復(fù)品質(zhì)檢驗(yàn)部門入廠檢驗(yàn)。對其制定的糾正/預(yù)防措施,品質(zhì)檢驗(yàn)部門書面驗(yàn)證合格后,可繼續(xù)保留合格供方資格。但下一年度合格供方復(fù)評沒有進(jìn)步的,將從《合格供方名錄》中刪除,取消其合格供方資格。
在合格供方的管理再評價(jià)過程中,應(yīng)充分考慮供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn),即產(chǎn)品質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)和履約風(fēng)險(xiǎn),并作出必要的控制措施,降低現(xiàn)有供應(yīng)商份額、增加第二或三家供應(yīng)商、產(chǎn)品改型等。
需要注意的是,對于新研產(chǎn)品或臨時(shí)性采購,采購前填寫合格供方名錄外采購申請表,經(jīng)審批后方可采購。
5、二方審核管理
供應(yīng)商二方審核,也稱為供應(yīng)商現(xiàn)場審核、供應(yīng)商過程審核,是對物料供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場的確認(rèn)過程。是對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量深化監(jiān)督,以滿足企業(yè)重點(diǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量保證要求,驗(yàn)證合格供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力,以確保所供產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量,對采購產(chǎn)品中的重要供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場審核,審核的結(jié)論將作為合格供方評價(jià)與管理的重要依據(jù)之一。
。1)審核供應(yīng)商選擇
每年初,品質(zhì)管理部門綜合上年度合格供應(yīng)商評價(jià)以及各部門對所供產(chǎn)品的具體使用情況提出的重大控制要求,提交質(zhì)量管理委員會(huì)進(jìn)行次年度供應(yīng)商現(xiàn)場審核的選擇與確定,從批量生產(chǎn)供貨量大和重點(diǎn)產(chǎn)品所用物料的重要供應(yīng)商、發(fā)出警告通知的供應(yīng)商中選取部分供應(yīng)商進(jìn)行現(xiàn)場審核。
質(zhì)量波動(dòng)較大的特殊情況下,質(zhì)量管理委員會(huì)可臨時(shí)做出對重要供應(yīng)商控制的供應(yīng)商(二方)審核的決定。
。2)現(xiàn)場審核的依據(jù)
現(xiàn)場審核主要是審核供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品實(shí)物質(zhì)量。按照GB/T19001《質(zhì)量管理體系 要求》的相關(guān)條款、供應(yīng)商質(zhì)量管理體系文件和雙方確定的產(chǎn)品技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格書等,審核所供產(chǎn)品的生產(chǎn)情況。
對于確定需要現(xiàn)場審核的供應(yīng)商,品質(zhì)管理部門擬定次年度供應(yīng)商(二方)審核計(jì)劃,經(jīng)質(zhì)量管理委員會(huì)主任(公司經(jīng)理)審批后實(shí)施。
(3)審核檢查表的編制
審核主要圍繞供應(yīng)商的三大區(qū)域、六大要素來檢查評價(jià)。三大區(qū)域?yàn)槿霃S檢驗(yàn)、制造過程以及成品出廠;六大要素就是常說的5M1E:人(Man)、機(jī)(Machine)、料(Material)、法(Method)、環(huán)(Environment)、測(Measure)。兩者相輔相成、同步進(jìn)行。
(4)審核及后續(xù)活動(dòng)
根據(jù)現(xiàn)場審核情況形成“供應(yīng)商不符合項(xiàng)報(bào)告單”,填寫“供應(yīng)商現(xiàn)場審核報(bào)告”,一式兩份,品質(zhì)管理部門和被審供應(yīng)商各一份。供應(yīng)商應(yīng)在審核結(jié)束1個(gè)月內(nèi)完成存在問題的整改工作,并將整改資料報(bào)品質(zhì)管理部門驗(yàn)證。