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采購供應(yīng)商評選流程

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2025-01-03  來源:食品供應(yīng)鏈管理  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:每一個企業(yè)都會建立自己的供應(yīng)商評選流程,這個流程的建立、發(fā)布和修訂會通過一定的受控程序來完成。這里給出一個具有共性的供應(yīng)商評選流程以供讀者參考。典型的供應(yīng)商評選流程分為4 個階段:詢價準(zhǔn)備階段、報價階段、接受報價與確認(rèn)階段、評選與定點階段。
  每一個企業(yè)都會建立自己的供應(yīng)商評選流程,這個流程的建立、發(fā)布和修訂會通過一定的受控程序來完成。這里給出一個具有共性的供應(yīng)商評選流程以供讀者參考。
 
  典型的供應(yīng)商評選流程分為4 個階段:詢價準(zhǔn)備階段、報價階段、接受報價與確認(rèn)階段、評選與定點階段。
 
1、詢價準(zhǔn)備階段
 
  為某一個具體采購需求選定適當(dāng)?shù)墓⿷?yīng)商,第一步就是要理解該需求的各項技術(shù)和商務(wù)要求。
 
  采購組織就采購需求與內(nèi)部用戶部門加以確認(rèn)后,需要將需求進(jìn)行匯總,編制成詢價文件,并再次與內(nèi)部用戶部門及研發(fā)部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等利益相關(guān)方進(jìn)行溝通審定。詢價文件中通常包括針對有形產(chǎn)品的規(guī)格要求和針對無形服務(wù)方面的工作說明書兩部分內(nèi)容。
 
  接下來,采購組織會依據(jù)品類管理戰(zhàn)略和尋源策略、企業(yè)的政策、尋源決策委員會及法律法規(guī)等方面的要求和指南,從合格供應(yīng)商庫(可能有其他來源)中遴選出詢價或招標(biāo)對象,再通過電子郵件、供應(yīng)商關(guān)系管理系統(tǒng)、招標(biāo)平臺等各種恰當(dāng)渠道,向詢價或招標(biāo)對象發(fā)送詢價文件。發(fā)送詢價文件也稱采購征詢,一般有4種類型的文件,即信息請求書、報價請求書、方案請求書、招標(biāo)邀請書。
 
2、報價階段
 
  報價階段始于供應(yīng)商接收到各種詢價文件。完成詢價文件的接收過程因采購征詢方式的不同會存在些許差異。如公開招標(biāo)和邀請招標(biāo),往往需要供應(yīng)商通過線下或線上渠道購買標(biāo)書,才算正式收到詢價文件。
 
  采購組織常常會要求供應(yīng)商收到詢價文件后,在一定期限內(nèi)告知“詢價文件已收悉”,以及是否給予報價,能否在報價截止日期前提交報價文件。
 
  供應(yīng)商獲取完整的詢價文件后,首先會仔細(xì)閱讀和理解詢價文件中的需求。這時,供應(yīng)商由于對這些需求存在不同程度的疑問,需要與采購組織進(jìn)行溝通和確認(rèn)。對于比較復(fù)雜的采購需求,采購組織還可能會采用報價前會議(或招標(biāo)前會議) 、現(xiàn)場踏勘等形式,解答供應(yīng)商對詢價文件(含招標(biāo)文件)的各種疑問。
 
  當(dāng)各方對詢價文件達(dá)成一致理解后,供應(yīng)商即可正式開始進(jìn)行成本核算與報價工作。
 
3、接受報價與確認(rèn)階段
 
  供應(yīng)商完成并提交報價給采購組織,首先應(yīng)確保采購組織接收到報價文件。采購組織接收到報價文件并不等于接受了報價。通常,采用正式招投標(biāo)方式的采購組織都可能會由于報價格式、所需資質(zhì)、提交時間等方面的問題而合理拒絕接受供應(yīng)商的報價。
 
  在非正式的招投標(biāo)場合,包括采用電子競價采購方式時,采購組織還可能對供應(yīng)商的報價進(jìn)行預(yù)審,并可能給予供應(yīng)商“報價過高”等反饋信息。
 
  需要注意的是,采購組織提醒供應(yīng)商“報價過高,需要重新報價”的做法在很多私營性質(zhì)的組織里并不屬于“違規(guī)”,但如果向某家供應(yīng)商提供其他供應(yīng)商的報價相關(guān)信息,則會存在道德操守和合規(guī)性方面的問題。
 
  另外,采購組織與供應(yīng)商之間就最終報價進(jìn)行再確認(rèn)也是一種常見的做法。
 
4、評選與定點階段
 
  供應(yīng)商的報價得到最終確認(rèn)后,采購組織會依據(jù)預(yù)先設(shè)置好的供應(yīng)商選定方法和評選標(biāo)準(zhǔn)(包括評標(biāo)方法和評標(biāo)規(guī)則)就供應(yīng)商的技術(shù)和商務(wù)要求滿足程度,以及產(chǎn)能、經(jīng)驗、財務(wù)、風(fēng)險等多項評估指標(biāo),對供應(yīng)商進(jìn)行評分,最終選出合適的供應(yīng)商。
 
  在正式招投標(biāo)采購中,采購組織通常需要向選中的供應(yīng)商發(fā)送中標(biāo)通知,并將最終的中標(biāo)結(jié)果進(jìn)行公示。公示期滿沒有異議后,采購組織才會與選中的供應(yīng)商正式簽訂合同。在非正式招投標(biāo)采購中,即使對采購組織沒有將供應(yīng)商選定結(jié)果向社會公示的硬性要求,也建議采購組織將供應(yīng)商選定結(jié)果在內(nèi)部進(jìn)行通報。
 
編輯:foodqm

 
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